Klachtenregeling

HELEX Advocaten & Rechtsanwälte wil u gaarne zo goed mogelijk van dienst zijn. Toch kan het voorkomen dat u een klacht heeft over onze dienstverlening.

Om met u tot een oplossing van uw klacht te komen, heeft HELEX de volgende klachtenprocedure ingericht. Deze procedure is van toepassing op alle opdrachten die HELEX voor u uitvoert.  Aan de behandeling van de klacht zijn geen kosten verbonden.

 

1. Indienen van een klacht
   1.  Een klacht kunt u per e-mail aan info@helex-advocaten.com indienen.
   2. U dient u klacht binnen drie maanden na het moment dat aanleiding tot uw klacht heeft gegeven kenbaar te maken. Doet u dit pas later, kan de klachtenfunctionaris besluiten de klacht niet in behandeling te nemen.
   3. Om uw klacht zo goed mogelijk te kunnen beoordelen, is het van belang dat u de volgende zaken opneemt:
      • Uw volledige contactgegevens ((bedrijfs)naam, adres, telefoonnummer en email adres)
      • Het dossiernummer
      • Een duidelijke omschrijving van uw klacht;
      • Kopieën van documenten die de klacht verduidelijken.

      Voor een goede behandeling van uw klacht is het van belang alle relevante informatie te verstrekken.

   4. U ontvangt zo spoedig mogelijk een schriftelijke ontvangstbevestiging.

2. Klachtenfunctionaris
   1.  Klachten worden door de door HELEX aangewezen klachtenfunctionaris mr. M.J.H. van der Tol in behandeling genomen. In geval van tegenstrijdig belang wijst de klachtenfunctionaris een andere advocaat van HELEX aan om de klacht te behandelen.
3. Behandeling van de klacht
   1. De klachtenfunctionaris zal de betrokken advocaat over de klacht in kennis stellen en deze in de gelegenheid stellen daar binnen een te stellen termijn (schriftelijk) op te reageren.
   2. De klachtenfunctionaris kan u tijdens de beoordeling van de klacht vragen om extra informatie.
   3. Indien de klachtenfunctionaris dit nodig acht, kunnen beide partijen worden uitgenodigd voor een gesprek. Dat gesprek kan digitaal plaatsvinden.
   4. De klachtenfunctionaris draagt zorg voor een snelle en behoorlijke behandeling van de klacht.
   5. Een klacht wordt met de grootst mogelijke zorg en vertrouwelijk behandeld.
4. Uitkomst van de klachtprocedure
   1. U ontvangt binnen vier weken een oordeel over de gegrondheid van uw klacht. Dat oordeel is met redenen omkleed en er kunnen aanbevelingen worden gemaakt. Ook de advocaat over wie u heeft geklaagd, ontvangt dit oordeel. Indien vertraging ontstaat, wordt dat onder opgave van redenen kenbaar aan u gemaakt.
   2. Bent u met de uitkomst van de klachtprocedure niet tevreden bent, kunt u overwegen uw klacht voor te leggen aan de deken van de Orde van Advocaten in het arrondissement Rotterdam.
   3. U heeft ook de mogelijkheid om zich tot de rechter te wenden. In dat geval is de rechtbank te Rotterdam bevoegd (zie ook art. 10  Algemene Voorwaarden).